En 1912, el sociólogo francés Émile Durkheim introdujo el concepto de “efervescencia colectiva”. Es la energía que surge cuando un grupo de personas se involucra en una actividad juntos. En el mundo del Advancement, la efervescencia colectiva emerge cuando los egresados cantan la canción del alma mater, tomados del brazo; o cuando los egresados se dan una palmada después del tiro de campo que gana el juego; o cuando el equipo de “Giving Day” da un suspiro de alivio a las 12:01 a. m. después de alcanzar sus objetivos de recaudación de fondos. Es la magia que todos esperamos cuando diseñamos reuniones.

Ahora, después de más de dos años de vivir en varias etapas del confinamiento por la pandemia, cuando la mayor parte de la interacción humana se ha filtrado a través de una pantalla y una máscara, es hora de reflexionar sobre lo que hemos aprendido. Exploremos cómo podríamos repensar nuestros eventos en persona para inspirar el FOMO (miedo a perderse) de nuestra audiencia.

Reiniciemos, ¿de acuerdo?

Creo que podemos estar de acuerdo en que P.C. (antes de COVID-19), la mayoría de nuestras organizaciones produjeron demasiadas reuniones en persona no estratégicas, "vengan uno, vengan todos". Esto se debe a que los eventos a menudo eran la única herramienta que muchos de nosotros teníamos en nuestras cajas de herramientas para llevar los grandes números de participación a nuestros vicepresidentes. Sin embargo, como todos sabemos, los eventos presenciales toman mucho tiempo para planificarse y ejecutarse, y llegamos a un porcentaje minúsculo de nuestros egresados: generalmente (según mi propia experiencia y lo que he escuchado de mis compañeros en el avance) solo Del 1% al 10% de todos los egresados asisten a eventos en un año determinado.

En marzo de 2020, muchos de nosotros en Advancement hicimos un gran cambio. Casi todas las instituciones descubrieron, en aproximadamente 12 días, cómo llegar a miles de nuevos egresados en línea con contenido que posiblemente era más divertido, más diverso, más interesante y, por supuesto, más barato de producir. En esos primeros meses de la pandemia, el auge de la asistencia a las noches de trivia de Zoom y las horas felices virtuales nos hizo preguntarnos por qué querríamos volver a los días de imprimir etiquetas con nombres y preocuparnos por qué canapés servir.

Pero la novedad de los eventos de Zoom se desvaneció y los números de asistencia se establecieron. Aceptamos que los eventos presenciales son y siempre serán una parte fundamental de nuestras estrategias de participación de egresados. Todos los datos muestran que las personas que asisten a eventos en persona son embajadores de marca más fuertes, voluntarios más dedicados y donantes más leales. Ahora, dado que tantos egresados anhelan conexiones humanas, muchos de nosotros estamos en el proceso de planificar muchos eventos en 2022.

Así que vamos a volver a las reuniones en persona. Eso no significa que debamos volver a la P.C. enfoque, sin embargo. Necesitamos mejorar nuestro juego. La sociedad ha cambiado y las personas exigen más de sus experiencias de eventos. Las razones varían, pero es probable que muchas personas sopesen el riesgo de enfermedad que conlleva la recompensa de la conexión humana frente a la feliz inercia: muchas personas se dieron cuenta de que en realidad prefieren Netflix y los pants de gimnasio a las charlas triviales y los pantalones de vestir.

Parte de este reinicio implica que nosotros, como anfitriones del evento, nos hagamos cargo de detalles como el tiempo, los asientos, la comunicación del propósito y nos aseguremos de proporcionar temas de conversación. La ansiedad social siempre ha sido real, pero ahora incluso los extrovertidos pueden estar un poco oxidados. ¡No tengas miedo de ser el maestro del evento!

Primero, averigüemos este período de transición

En cierto sentido, los cierres de emergencia impidieron cualquier toma de decisiones y dejaron nuestros caminos bastante claros: no había opción entre producir un evento en persona, digital o híbrido. Sin embargo, en los últimos meses, es un mundo VUCA (volátil, incierto, complejo y ambiguo) y las variables en constante cambio involucradas en nuestras decisiones de planificación nos han mantenido despiertos por la noche a muchos de nosotros. ¿Se sentirán cómodos los egresados reuniéndose en este o aquel lugar? ¿Se permitirán viajes universitarios antes de la fecha del evento? ¿Qué pasa si llega otra variante? ¿Qué sucede si, sin darnos cuenta, organizamos un evento de superpropagación?

Kelly Holdcraft es directora sénior de Carrera, Afinidad y Compromiso Regional en William & Mary en Williamsburg, Virginia, EE. UU. Ella y su equipo han estado utilizando datos cualitativos y cuantitativos para impulsar sus planes de transición. Una cosa que sus voluntarios y asistentes están compartiendo en voz alta y clara es que quieren conexiones personales, por lo que este verano, W&M está organizando una serie de reuniones regionales intencionales, pequeñas y puramente sociales.

“Nuestros datos año tras año para el primer trimestre de 2022 vieron una disminución del 40 % en la asistencia a eventos virtuales y una disminución del 80 % en el registro”, dice. “Al mismo tiempo, los análisis de marketing digital muestran que los egresados, especialmente los egresados jóvenes, se involucran más con la narración digital, inmersiva y centrada en los egresdos a través de las redes sociales, blogs, entrevistas y seminarios web breves con énfasis en la carrera, la diversidad. , equidad, inclusión, pertenencia y justicia”.

Hablando de datos, en Saint Albans High School, la Gerente de Desarrollo Louise Barnes dice que la pandemia fue un verdadero cambio de juego en términos de informar y demostrar el valor de su equipo. Antes de 2020, el equipo de Barnes en la escuela diurna independiente en Hertfordshire, Reino Unido, hizo todo en persona y midió el compromiso en función de la cantidad de asistentes. Pero cuando lanzaron su serie Twilight Talk en 2020, las métricas de éxito cambiaron.

“Nos dimos cuenta de que el”Engagement” no tiene que provenir solo de aquellos que asisten en vivo; en cambio, las charlas en sí mismas pueden convertirse en contenido valioso para nuestros portales, canales sociales y boletines electrónicos”, dijo Barnes. “También brindan contenido para compartir con estudiantes mayores y egresados jóvenes, para resaltar los beneficios de la red de egresados. También creamos una biblioteca de videos con una gama de contenido realmente atractivo [que] atrae a egresados de todas las edades, complementando nuestras ofertas más amplias”.

Ahora sería un buen momento para echar un vistazo a sus datos también. ¿Cuántos asistentes digitales han venido a más de un evento en línea? ¿Hay algún tipo de evento en línea que haya mantenido una buena asistencia durante los últimos dos años? ¿A cuántos nuevos egresados involucró y de dónde se sintonizaron? ¿Alguno de esos nuevos egresados se convirtió en voluntario o donante? Responda a estas preguntas y puede quedar claro qué eventos en línea debe seguir organizando y cuáles fueron específicos de la pandemia y podrían reducirse a medida que comenzamos a resurgir.

En segundo lugar, reconsideremos algunos de nuestros malos hábitos y creemos otros nuevos y buenos.

¿A quién no le encantaron las cenas al aire libre y los cócteles para llevar que surgieron durante la pandemia? ¿O el espontáneo canto de balcón entre vecinos en Italia? ¿O las calles peatonales en algunas ciudades más grandes que restringieron el tráfico de automóviles? Tantas ideas geniales para reunirse y conectarse surgieron como resultado de que la gente pensara creativamente. Ahora es nuestro turno de pensar más intencionalmente sobre por qué estamos organizando eventos, a quién estamos invitando, qué están experimentando y luego, cómo estamos diseñando cada elemento para respaldar ese propósito.

Si aún no ha leído The Art of Gathering: How We Meet and Why It Matters de Priya Parker, no camine, pero corra a su librería local y cómprelo. Como directivos de Engagement y planificadores de eventos, es todo lo que sabemos, pero probablemente no hayamos tenido tiempo de articular o aplicar a cada evento que hacemos.

Acabo de regresar de uno de los primeros eventos en el campus de la Universidad de Lehigh (Bethlehem, Pensilvania, EE. UU.) que orquesté desde que leí The Art of Gathering. Fue un evento para mostrar nuestro aprecio y apoyo a los líderes estudiantiles que produjeron una conferencia de Mujeres en los Negocios de todo el día. Anteriormente, creo, de hecho, lo sé, me habría centrado en cómo podría reunir a las personas para lograr algunos de los objetivos de mi área. Eso habría involucrado discursos con "mensajes", algunos ejercicios formales de redes y más invitados. ¡Y ese enfoque probablemente habría fracasado a lo grande!

He aquí por qué: Nos dimos cuenta de que nuestros participantes estarían emocionados y agotados. Redujimos el objetivo a simplemente felicitar a los estudiantes por un trabajo bien hecho, ofreciéndoles un espacio para relajarse y comer juntos después de su gran evento, y permitiéndoles tener un poco más de tiempo para establecer contactos con estas exalumnas destacadas y poderosas. Organizamos una recepción de postres pequeña e informal en un salón con una hermosa vista, e invitamos solo a los líderes estudiantiles, las exalumnas que hablaron en sus paneles y las exalumnas y el personal que sabíamos que se preocupaba por este grupo. Arreglamos la sala para que fuera fácil sentarse o pararse, y desplegamos a algunos miembros del personal para que las presentaciones fluyeran. Un custodio respetado y solidario subió al podio durante dos minutos para compartir su orgullo por el grupo. Y listo: Todos lo pasamos muy bien.

Tercero, aprovechemos mejor nuestras alianzas

Antes de COVID, muchas instituciones no podían darse el lujo de pausar la planificación de eventos en persona para poder dedicar tiempo a descubrir el compromiso digital. Ahora, todos nos hemos convertido en maestros de ambos. Pero, por desgracia, no he hablado con nadie cuyo personal se haya duplicado recientemente.

De manera similar, aquí en Lehigh, hemos aprendido el valor de las alianzas entre campus. ¿Por qué crear cuando puedes amplificar? En abril de 2020 comenzamos la Dosis Semanal de Brown & White. Funciona así: todos los miércoles, encuentro cinco (en su mayoría) oportunidades de participación digital que nuestro equipo o nuestros colegas del campus producirán la próxima semana, y las pego en un documento de Google compartido. Mi compañero de equipo de marketing/comunicaciones crea un correo electrónico y lo envía a todos los egresados todos los lunes. Hemos presentado eventos deportivos transmitidos en vivo, podcasts de profesores, seminarios web de admisiones, simposios académicos, acertijos en línea, videos de belleza del campus y actuaciones virtuales de estudiantes. Incluso con 100 miembros del personal de vinculación con egresados, no pudimos producir una cuarta parte de estos compromisos nosotros mismos. La respuesta se mantiene estable con tasas de apertura del 25 % al 30 %, y los comentarios anecdóticos son muy positivos

Las asociaciones de voluntarios también son clave para nuestro éxito. Muchos de nosotros confiamos en nuestros clubes regionales y grupos de afinidad para una programación presencial consistente, pero la Asociación de Egresados de la Universidad de Michigan, Ann Arbor, EE. UU., recientemente también comenzó a invitar a grupos de voluntarios al mundo de la programación virtual. Steve Burns, director asociado principal de Alumni Engagement, llegó incluso a cambiar la forma en que se determinaban los presupuestos regionales en función del éxito de los eventos virtuales.

“La organización y ejecución de eventos virtuales fue acogida con tanto entusiasmo por todos nuestros clubes de egresados más grandes que ahora hemos vinculado la creación de eventos virtuales a su modelo de financiación”, dijo. “Los clubes más pequeños también incluyen los eventos virtuales de los clubes más grandes en sus correos electrónicos. ¡Es un ganar-ganar para todos!”

Cuarto, seamos más intencionales con los planes de contingencia.

No es solo COVID lo que puede alterar los planes. El clima, las cancelaciones de oradores de última hora, las crisis geopolíticas, los retrasos en los vuelos: todo tipo de problemas han sido y seguirán siendo lanzados contra nosotros. “Cita de ir/no ir” se ha convertido en parte de la lengua vernácula.

Como parte de la planificación de cualquier evento, siempre es una buena idea pensar en planes de contingencia. Incluso empezar desde un lugar que permita adaptaciones rápidas puede ser una buena idea. Por ejemplo, planee usar carpas para eventos. Son espectaculares y mágicos: permiten un tamaño flexible y vistas fenomenales y se pueden aumentar o reducir según el tamaño de la audiencia. ¡En estos días nunca estamos seguros de sí vamos a ver 12 asistentes o 1200!

Además, lea de nuevo la letra pequeña. Durante el apogeo de COVID, las aerolíneas y los hoteles fueron bastante indulgentes con las cancelaciones; recientemente se retractaron de parte de esa flexibilidad. Finalmente, tenga en cuenta los problemas de personal con los proveedores de servicios de catering y otros socios del evento. Puede que ahora no sea el momento para una gran gala sentada que depende de muchos servidores para servir las comidas rápidamente. Los donativos pueden demorar más de lo esperado debido a problemas con la cadena de suministro. Si te estás arriesgando, asegúrate de tener un Plan B, un Plan C y un Plan D, y comunícalos tan pronto como sepas los cambios que tendrás que hacer.

Finalmente, sigamos conectados

Ticketmaster registró su ingreso operativo más alto recientemente, lo que es un indicador de que las personas están realmente listas para regresar a los eventos en persona. Pero no nos apresuremos a volver a la forma en que siempre hemos producido nuestras reuniones. Seamos más intencionales sobre por qué y cómo nos reunimos. Pensemos en cómo podemos mejorar la experiencia para el compromiso, ya sea en persona, digital o híbrido. En los próximos meses y años, lo que nuestras audiencias de exalumnos quieren de los eventos y cómo quieren participar probablemente cambiará con frecuencia: la recuperación de COVID no será una línea recta.

La mejor forma en que podemos abordar esto es mantenernos conectados entre nosotros (en línea y en persona) a través de las comunidades y conferencias CASE. Muchos de nosotros estamos probando cosas nuevas, fallando de manera espectacular y aprendiendo sobre la marcha. Sigamos compartiendo lo que funciona, lo que no funciona y lo que sigue.